MMM-Blogi

maanantai, 09 lokakuu 2017 06:32

Projektinhallinnan haasteita pienyrityksessä

Arvostele tätä artikkelia
(3 ääntä)

Projektien pitäminen hallinnassa voi olla pienelle yritykselle haastavaa. Aika kuluu tuottavaan työhön ja yrittäjän pakollisten rutiinien hoitamiseen, eikä sitä ole helppo irrottaa tietojen naputteluun projektinhallintaohjelmaan, mikä ensinäkemältä vain kuluttaa aikaa. Mutta toisaalta: tulevatko kaikki tehdyt työtunnit ja tarvikkeet varmasti laskutettua, jos tieto niistä on vain muistissa yrittäjän päässä ja paperilapuilla?

Monilla yrittäjillä projektinhallinta tarkoittaa käytännössä, miten saada koottua kaikki tarvittava tieto tehdyistä töistä, kun on laskun kirjoituksen aika. Muistinvarainen tiedonhallinta ja muistiinpanot voivat tuntua riittävältä tähän tarkoitukseen ja varsinaiset projektinhallinnan ohjelmistot raskassoutuisilta. Jos kuitenkin yrityksellä on yksikin työntekijä yrittäjän lisäksi, haasteena on usein varmistaa, että kaikki tiedot tulevat mukaan laskulle. Ja jos työntekijöitä on useampia, haaste kertautuu nopeasti. Lisäksi dokumentointi jää helposti puutteelliseksi.

Puutteellinen projektinhallinta onkin mielestämme on yksi syy, miksi monet pienet rakennus- ja palvelualan yritykset eivät edes halua kasvaa. Tai vaikka halua olisikin, kasvun mukanaan tuomat vaikeudet koetaan suhteettoman suuriksi hyötyyn nähden. Puhumattakaan siitä, että pahimmillaan yrittäjän tulot jopa pienenevät kasvun myötä. Avuksi tarvittaisiin systemaattista toimintatapaa ja myös sopivaa sähköistä järjestelmää. Kovassa kilpailutilanteessa katteet ovat pienet, eikä yksinkertaisesti ole varaa antaa muille etumatkaa jättämällä töitä laskuttamatta tai toimimalla tehottomasti.

Yksi syy siihen, miksi sähköisiä projektinhallintajärjestelmiä ei monessakaan pienyrityksessä käytetä, on mielestämme se, että sopivia, "käteen istuvia" ratkaisuja ei ole helppo löytää. Ohjelmistoja kyllä on paljonkin, mutta niiden käytettävyys ei välttämättä vastaa muutaman hengen yrityksen tarpeita. Suuremmalle yritykselle tärkeät "hienoudet" ovat pienelle yritykselle usein pelkkä taakka: ohjelmistoon joudutaan syöttämään monia tietoja vain sen takia, että itse ohjelma saadaan tyytyväiseksi. Samoin monet raportointiominaisuudet värikkäine grafiikoineen voivat olla pienelle yritykselle täysin tarpeettomia, vaikkei niistä toki haittaakaan ole.

Kaikki yrittäjät eivät myöskään ole halukkaita sitoutumaan sellaisiin ns. kolmannen osapuolen palveluihin, joissa projektinhallintaohjelmisto toimii palveluntarjoajan serverillä ja palvelusta maksetaan kuukausimaksua toiminnan laajuuden mukaan. Tällöin myös kaikki projekteihin liittyvä data on ulkopuolisella serverillä ja jos tulee tarvetta vaihtaa ohjelmistoa ja samalla siirtää data muualle, se ei useinkaan ole aivan helppoa. Näissä ns. kolmannen osapuolen ohjelmistoissa on yleensä se hyvä puoli, että ne ovat käyttövalmiita, kunhan syöttää oman yrityksen ja käyttäjien perustiedot ja opettelee käytön. Ne ovat myös käytössä testattuja ja palvelun tuottaja vastaa ohjelman kehittämisestä ja mm. tietoturvapäivityksistä.

Vuoden 2018 toukokuussa voimaan tulossa oleva EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) tuo myös omaa lisähaastettaan henkilötietojen käsittelyyn. Yrittäjä on tällöin viime kädessä itse vastuussa näiden tietojen käsittelystä, vaikka käyttäisikin ulkopuolista palveluntarjoajaa. Tämä on myös yksi syy meidän kiinnostukseemme kartoittaa sellaisia vaihtoehtoja, joilla voidaan pitää asiakasdata 100% yrityksen omassa hallussa. Meidän tekemien kotisivustojen alustana käytettävässä Joomla!-sisällönhallintajärjestelmässä asiakkaalla on lähtökohtaisestikin mahdollisuus tarkistaa ja muokata omia tietojaan, mikä on yksi tietosuoja-asetuksen vaatimus.

Olemme viimeisen vuoden aikana testanneet useita eri vaihtoehtoja projektinhallinnan ohjelmistoksi, joka sopisi pienimmillekin yrityksille. Meillä lähtövaatimuksena on, että ohjelmiston pitäsi olla helposti käyttöön otettavissa nykyisen laskutusohjelman rinnalle ilman, että yrityksen taloushallinnan järjestelmiä, esimerkiksi laskutusohjelmaa, jouduttaisiin uusimaan. Lisäksi toivomuksena on, että ohjelmiston hinta on edullinen eikä siten olisi kynnyskysymys hankinnalle. Olemme aiemmin testanneet TrackTimea ja Project Logia ja nyt olemme koekäyttäneet ProjectKnifeä. ProjectKnifeä on kehitetty ja paranneltu kymmenen vuoden ajan ja nyt siitä on mielestämme saatu varsin toimiva.

Huono uutinen ProjectKnifen osalta on, että sen kehitystyö on päätetty lopettaa 4.10.17 julkaistulla tiedotteella. On mahdollista, että joku toinen toimija jatkaa ohjelmiston kehitystä, mutta tulevaisuus on kuitenkin epävarma. ProjectKnifestä on ollut saatavilla maksuton ns. karvalakkimalli sekä monipuolisemmin varusteltu maksullinen versio. Maksuton versio on ladattavissa (ainakin tätä kirjoitettaessa) osoitteessa https://projectknife.net/. Täyden version saatavuudesta ei tällä hetkellä ole tietoa. Valmistaja ilmoittaa tiedotteessa pitävänsä sivuston avoinna vielä noin vuoden ajan.

Alun perin tarkoituksemme oli kuvata tässä artikkelissa tarkemminkin ProjectKnifen ominaisuuksia, mutta tässä tilanteessa tyydymme yleisluontoiseen kuvaukseen. Tällä hetkellä voimme suositella ProjectKnifeä vain "ei takuuta" tyyppisesti. Sinänsähän ohjelman maksuton versio toimii pääpiirteittäin hyvin ja voi toimia pitkäänkin, mutta Joomla!-sisällönhallintajärjestelmään tehtävät päivitykset saattavat jossain vaiheessa aiheuttaa virhetilanteita ja estää toiminnan. Ohjelmaa voi kuitenkin käyttää vaikkapa kokeiluluontoisesti, jos sen saa esimerkiksi itse asennettua Joomla!-sivustolle ilman suurempia kustannuksia. Ja kuten todettu, on mahdollista, että ohjelma toimii pitkäänkin, jopa vuosikausia ilman ongelmia, vaikka sitä ei enää päivitetäkään. Julkaisemme tämän artikkelin myös toivoen, että ProjectKnifen kehitystyö vielä jatkuisi, vaikka tilanne ei nyt paras mahdollinen olekaan.

ProjectKnifessa käyttäjille määritellään erilaisia käyttöoikeustasoja perustuen Joomla!-järjestelmään sisäänrakennettuihin käyttäjäryhmiin ja käyttöoikeustasoihin. Voidaan luoda esimerksi taso "Projektipäällikkö", joka voi perustaa projekteja ja asettaa välitavoitteita. "Työnjohtaja" puolestaan voi kirjata järjestelmään edistymisen välitavoitteissa ja luoda työntekijöille tehtäviä. "Työntekijä" voi kirjata edistymisen hänelle osoitetussa tehtävässä. Samassa projektissa voi olla periaatteessa rajaton määrä henkilöitä ja myös asiakkaalle voidaan antaa pääsy järjestelmään.

ProjectKnifessä ei ole päiväkohtaista kelloon perustuvaa työajanseurantaa, minkä jotkut kokevat puutteena, jotkut etuna. Projektinhallintaan liittyvissä työajanseurannoissa etu on, että työtunnit kirjautuvat realliaikaisesti projektille ja haitta on, että ne kirjautuvat vain, jos henkilöstö muistaa leimata työhön tulot, lähdöt, lounaat jne. Jos leimaus unohtuu tai menee väärin, se pitää korjata, muutoin esimerkiksi laskutukseen ja palkanlaskentaan menee väärää tietoa. "Liian hienot" järjestelmät tuovatkin helposti mukanaan tarpeetonta byrokratiaa. Usein riittää, että työtunnit kirjataan vapaamuotoisesti tekstikenttään tai erilliseen taulukkoon. Tärkeintä on, että tiedot löytyvät kun niitä tarvitaan.

Ehdimme jo kääntää ProjekctKnifen keskeiset kielitiedostot suomeksi, ennen tietoa ohjelman kehittämisen päättymisestä. Jos haluat saada tiedostot käyttöösi, lähetä meille viestiä: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Toimitamme käännökset 5 € toimitusmaksua vastaan. Seuraamme myös tilanteen kehittymistä toivoen, että jokin toinen ohjelmistokehittäjä ottaa ProjectKnifen kehitystyön hoitaakseen.

Jatkamme myös projektinhallintajärjestelmien testausta. Seuraavina vuorossa ovat Beestoworkflow ja JE Project Manager, joihin palaamme tuonnempana. Etsimme järjestelmistä meille myös itsellemme sopivia toiminnallisuuksia. Samalla kun kokeilemme itse, jaamme kokemuksiamme näiden artikkeleiden kautta myös teille lukijoillemme.

Terveisin,
-MMM-tiimisi

Luettu 1963 kertaa Viimeksi muutettu tiistai, 10 lokakuu 2017 06:58

Jätä kommentti

Kirjoita kommenttisi ja täytä myös muut pakolliset tiedot (kentät merkitty tähdellä*). HTML-koodi ei ole sallittu.

Kategoriat

Tilaa tästä uutiskirjeemme

Tilaa uutiskirje

Tilaamalla uutiskirjeemme saat uusimmat artikkelit ja muuta hyödyllistä tietoa suoraan sähköpostiisi. Uutiskirje julkaistaan noin kolme kertaa vuodessa. Voit halutessasi lopettaa tilauksen koska vain.
captcha 
I agree with the Ehdot ja säännöt

# Top 10 luetuimmat

© 2016-2019 My Marketing Mill - All Rights Reserved
My Marketing Mill on Spin off Mill Ky:n aputoiminimi, y-tunnus 2757171-9. Alv rek.
Käytämme sivustollamme evästeitä tuottaaksemme sinulle paremman käyttökokemuksen sekä tilastointia, markkinoinnin kohdentamista ja palvelujemme kehittämistä varten. Jatkamalla sivujemme käyttöä hyväksyt evästeet ja sivujemme käyttöehdot, ks. lisätietoa.