MMM-Blogi

torstai, 26 syyskuu 2019 17:36

Maksuton ja monipuolinen Secretary-taloushallintaohjelmisto pienyrittäjälle ja freelacerille

Arvostele tätä artikkelia
(1 ääni)

 

Secretary on maksuton ja monipuolinen, pienyritysten ja freelancereiden talouden- ja asiakkuudenhallintaan suunniteltu ohjelmisto. Se asennetaan yrityksen omille kotisivuille, jolloin se on käytettävissä paikasta riippumatta. Ohjelmistopaketti on laaja sisältäen mm. laskutusohjelman, kirjanpito-osion, asiakashallinnan ja projektinhallinnan. Kaikki pienyrityksen taloushallintoon tarvittava ja vieläpä maksutta? Voiko olla mahdollista?

 

Omille kotisivuille asennettavat sovellukset ovat varteenotettava vaihtoehto pienenkin yrityksen talushallinnon järjestämiseksi. Jos osaamista on omasta takaa tai lähipiirissä, hyviä käyttökelpoisia sovelluksia voi saada käyttöönsä jopa täysin maksutta. Tässä artikkelissa kerromme Secretary-taloushallintaohjelmistosta, joka näyttää mielestämme lupaavalta mahdollisuudelta pienyrityksen talous-, projekti- ja asiakkuudenhallintaan ja on kaiken lisäksi saatavissa maksutta.

Laskutusohjelma omilla kotisivuilla? Mitä se tarkoittaa?

Jokainen yritys ja yrittäjä tarvitsee jonkinlaista systeemiä laskujen kirjoittamiseen ja lähettämiseen asiakkaille. Vaihtoehtoja on lukemattomia, alkaen omalla koneella itse ylläpidettävästä excel-tiedostosta (emme suosittele!) aina koko taloushallinnan ulkoistamiseen. Tähän väliin mahtuu vähemmän tunnettu, mutta hyvinkin harkinnan arvoinen vaihtoehto: omille kotisivuille asennettava laskutussovellus. Etuina on, että kaikki asiakas- ja laskutustiedot pysyvät koko ajan yrittäjän omassa hallinnassa. Lisäksi tietoihin on pääsy mistä vain, missä on nettiyhteys. Niinpä lasku voidaan kirjoittaa vaikka saman tien työn valmistuttua asiakkaan luona ja jopa puhelimella. Ohjelmistoon voidaan myös luoda erilaisia käyttöoikeustasoja eri käyttäjille.

Yleisenä lähtövaatimuksena yrityksen omalle kotisivustolle on, että sen tulee olla tehty jollain sellaisella alustalla, johon ohjelmistoja on saatavilla. Lisäksi palvelintilalle on joitain perusvaatimuksia, jotka kuitenkin tulevat yleensä hyvillä palveluntarjoajilla vakiovarusteena. Esim. Suomen Hostingpalvelu Oy:n edullisin aloituspaketti sisältää kaiken tarvittavan tavanomaisten ohjelmistojen toimimiseksi. Kotisivujen alustoja on myös lukemattomia. Me keskitymme Joomla!-sisällönhallintajärjestelmällä toimiviin sovelluksiin.

Joomla! on maksuton ja monipuolinen kotisivujen julkaisujärjestelmä. Sen asennus kotisivutilaan kestää muutaman minuutin. Tämän jälkeen Joomlaa voidaan laajentaa asentamalla erillisiä laajennusosia, kuten Secretary-ohjelmistokin on. Jos asennukset pystyy tekemään itse, ainoa kustannus onkin palvelintilan vuosimaksu. Emme kuitenkaan suosittele omatoimista asennusta, ellei siihen ole riittävää osaamista. Joomlan erinomaisena etuna on myös henkilötietojen käsittelyä tukeva sisäänrakennettu järjestelmä (privacy suite), jolla sivusto saadaan GDPR-yhteensopivaksi.

Secretaryn käyttöönotto on luonnollisesti helpointa, jos Joomla! on jo käytössä. Ohjelmisto sopii hyvin myös uusille yrittäjille, jotka voivat valita oman sivustonsa alustaksi Joomlan. Myös sivustoa uusivat ovat hyvässä tilanteessa. Jos kotisivusto on tehty toiselle alustalle eikä sitä haluta vaihtaa, voi harkita taloushallinnon eriyttämistä omalle alidomainilleen ja asentaa sinne Joomlan ja Secretaryn. Tällöin sivuosoite olisi esimerkiksi muotoa: laskutus.yritys.fi.

Miten Secretary toimii?

Secretary on siis netissä toimiva ohjelmisto. Ohjelmiston asennuksen jälkeen sinne luodaan oman yrityksen profiili. Yritysprofiileja voi myös olla useita, jos yrityksiäkin on. Lisäksi määritellään tarvittavia asetuksia ja muotoillaan laskulomake logoineen. On tärkeää miettiä, millä tavoin ohjelmistoa halutaan käyttää. Onko käyttäjiä yksi tai useampia, tarvitaanko erilaisia käyttöoikeustasoja, pääsevätkö asiakkaat tarkastelemaan laskujaan myös yrityksen kotisivujen kautta jne.? Mitä enemmän ja monipuolisempia toimintoja halutaan, sitä enemmän tarvitaan ennakkosuunnittelua. Toki käyttäjäoikeuksia voidaan luoda myöhemminkin, eikä kaikkea tarvitse päättää heti alussa.

Secretaryn kehittäjän kotisivuilta  (englannin ja saksan kielellä) löytää runsaasti lisätietoa ohjelmiston tarjoamista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. Ohjelmisto on myös ladattavissa sieltä. Taloushallinnon toimintojen lisäksi Secretaryllä ylläpidetään asiakastietoja, voidaan hallinnoida tuotteita ja varastoa, järjestää ajan- ja projetinhallinnan, lähettää viestejä sekä luoda ja tarkastella raportteja graafisessa muodossa.

Käyttöönottoa jossain määrin hankaloittaa, että ohjelmisto on tällä hetkellä saatavissa englannin kielellä ja muutamalla muulla kielellä, mutta ei suomeksi. Suomessa toimivan yrityksen tulee saada se käännettyä suomeksi tai ruotsiksi. Kääntäminen ei ole kuitenkaan mikään ylivoimainen este, vaan varsin mekaanista työtä. mutta jonkin verran työaikaa se kuitenkin vaatii.

Maksuton ja hyvä? Mitä siinä on takana?

Sovellus on todellakin ladattavissa ja asennettavissa maksutta Joomla!-julkaisujärjestelmällä tehdyille kotisivuille. Siinä on hyvinkin monipuoliset toiminnot ja myös hyvä englannin- ja saksankielinen dokumentaatio. Maksuttomien palveluiden osalta herää helposti aiheellinen kysymys, mitä maksuttomuuden takana on. Miksi joku antaa erinomaisen ohjelmiston maksutta käyttöön?

Kotisivujen yhteyteen asennettavat monipuolisetkin maksuttomat sovellukset ovat kuitenkin varsin tavallisia. Usein ohjelmistosta on olemassa maksuton "karvalakkiversio" sekä maksullinen pro-versio. Maksuton versio voi olla sisäänheittotuote pro-tuotteeseen, mutta pieni yritys voi pärjätä loistavasti maksuttomalla versiolla. Joskus myös ohjelmistojen kehittäjät lähtevät aluksi liikkeelle maksuttomalla versiolla ja kun siitä on saatu riittävän hyvä ja käyttäjiä on tarpeeksi, se muuttuu maksulliseksi.

Maksullisuuskin harvoin vie yrityksiä perikatoon, sillä tyypillisesti sovellusten vuosilisenssit maksavat vain muutamia kymppejä. Ja vaikka lisenssiä ei uusisikaan, ohjelmistot myös yleensä jatkavat toimintaansa kuten ennenkin. Tällöin ei kuitenkaan saa versiopäivityksiä ja mahdollisuutta käyttäjätukeen, mikä voi myöhemmin aiheuttaa ongelmia yhteensopivuudessa ja tietoturvassa.

Secretaryn maksuttomuuden tausta on hieman erilainen kuin esimerkit edellä. Kehittäjän kotisivuillaan kertoman mukaan Secretary on aiemmin ollut maksullinen. Kehittäjä päätti kuitenkin suunnata aikansa toisiin projekteihin, mutta halusi jättää sovelluksen käytettäväksi. Hän julkaisi siitä rajoitetumman version, joka on nyt vapaasti ladattavissa ja asennettavissa. Tämä onkin nähdäksemme maksuttomuuden taustalla tässä tapauksessa: kehittäjä haluaa pitää sovelluksen elossa kehittäessään siitä uutta versiota.

Kuka tahansa koodausta osaava voi myös kehittää Secretary-ohjelmistoa eteenpäin tai tehdä omiin tarpeisiin sopivia räätälöitejä GNU/GPL-lisenssiehtojen puitteissa. Me harkitsemme sen kääntämistä suomeksi, kunhan ensin keräämme siitä enemmän testi- ja käyttökokemuksia ja toivottavasti saamme lisätietoja ohjelmiston tulevaisuudesta kehittäjältä itseltään.

Plussat ja miinukset

Plussia

  • Monipuoliset toiminnot 
  • Intuitiivinen käyttöliittymä
  • Laadukas viimestely 
  • Lähdekoodi vapaasti ja maksutta saatavilla

Miinuksia 

  • Käyttäjätuen puute kehittäjältä
  • Ei säännöllisiä päivityksiä 
  • Tulevaisuus epävarma
  • Nyt saatavissa vain englannin kielellä

Kehittäjä kertoo työstävänsä Secretarysta uutta versiota Joomla!-järjestelmän tulevaan merkittävään versiopäivitykseen, Joomla 4:ään sopivaksi. Se on positiivinen viesti, koska se merkitsisi jatkuvuutta ohjelmistolle. Ohjelmiston laadukkuus huomioiden siitä tulee luultavasti maksullinen jossain vaiheessa, mihin kannattaa henkisesti varautua.

Meidän suosituksemme

Tässä vaiheessa ja alustavien testien perusteella suosittelemme ohjelmiston käyttöönottoa varauksin. Ohjelmisto vaikuttaa erinomaiselta ja monipuoliselta, mutta sen tulevaisuus mietityttää. Näkisimmekin, että jos ohjelmiston ottaa käyttöön, kannattaa miettiä myös varajärjestelmä laskutukseen. Kannattaa myös ottaa varmuuskopioita sekä ladata tietokantoja csv-muodossa itselleen, jolloin tietoa ei menetetä mahdollisissa ongelmatapauksissa. Näitä samoja toimenpitetä toki suosittelemme, käyttipä mitä laskutusohjelmaa hyvänsä.

Lisätietoja: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Luettu 67 kertaa Viimeksi muutettu torstai, 26 syyskuu 2019 18:39
Muita artikkeleita tässä kategoriassa: « Yrityksen toimipaikka näkyviin OpenStreetMapilla

Jätä kommentti

Kirjoita kommenttisi ja täytä myös muut pakolliset tiedot (kentät merkitty tähdellä*). HTML-koodi ei ole sallittu.

Kategoriat

Tilaa tästä uutiskirjeemme

Tilaa uutiskirje

Tilaamalla uutiskirjeemme saat uusimmat artikkelit ja muuta hyödyllistä tietoa suoraan sähköpostiisi. Uutiskirje julkaistaan noin kolme kertaa vuodessa. Voit halutessasi lopettaa tilauksen koska vain.
captcha 
I agree with the Ehdot ja säännöt

# Top 10 luetuimmat

© 2016-2019 My Marketing Mill - All Rights Reserved
My Marketing Mill on Spin off Mill Ky:n aputoiminimi, y-tunnus 2757171-9. Alv rek.
Käytämme sivustollamme evästeitä tuottaaksemme sinulle paremman käyttökokemuksen sekä tilastointia, markkinoinnin kohdentamista ja palvelujemme kehittämistä varten. Jatkamalla sivujemme käyttöä hyväksyt evästeet ja sivujemme käyttöehdot, ks. lisätietoa.
Lisätietoa Ok, hyväksyn