MMM BLOGI - KIINNOSTAVAA TIETOA YRITYKSENNE HYÖDYKSI

 

Suosituimmat nyt:

Kategoriat

sunnuntai, 05 marraskuu 2017 19:38

Näin kirjoitat laskun ccInvoices-laskutusohjelmalla

Arvostele tätä artikkelia
(6 ääntä)
Näin kirjoitat laskun ccInvoices-laskutusohjelmalla My Marketing Mill

ccInvoices on kätevä, omille kotisivuille asennettava laskutusohjelma. Se sopii ratkaisuksi varsinkin pienen yrityksen laskutuksen hoitoon. Toistuvilla laskuilla laskutusta voidaan myös automatisoida. Kun perusasetukset on tehty, laskun kirjoitus ja lähetys onnistuu nopeasti ja helposti. Olemme julkaiseet aiemmin artikkelin, jossa tarkastelimme ccInvoices-ohjelmaa ja sen soveltuvuutta pienyrityskäyttöön. Nyt näytämme yksityiskohtaisesti, miten laskun kirjoitus ohjelmalla tapahtuu.

ccInvoices on Joomla!-sisällönhallintajärjestelmän lisäosa, joka sisältää ohjelmakomponentin ja liitännäisiä mm. eri maksutapoja varten. Ohjelmaa käytetään omien kotisivujen ylläpitopuolella eli ns. back endissä. Yrityksen asiakkaat voivat kuitenkin tarkastella ja maksaa laskujaan julkisivupuolella eli ns. front endissä, toki salasanalla suojatussa tilassa. Kaikki tämä tapahtuu siis yrityksen omassa kotisivutilassa ja kaikki asiakastieto pysyy koko ajan yrityksen omassa hallussa. Tällä seikalla on kasvava merkitys EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) tullessa voimaan 2018 toukokuussa.

Tämä artikkeli on ensimmäinen osa ohjeista ccInvoices-ohjelman käyttöön. Näytämme aluksi käytännössä, miten laskun kirjoitus tapahtuu. Tämä ohje on tarkoitettu ohjelman käyttäjälle, ymmärrystä kotisivujen tekniikasta tai koodauksesta ei tarvita. Webmasterille sopiva yksityiskohtainen englanninkielinen dokumentaatio asennuksen ja käytön tueksi löytyy Chill Creationsin sivuilta täältä. Julkaisemme myöhemmin tarkempia ohjeista mm. käyttäjien lisäämisestä ja hallinnasta ccInvoices-sovelluksessa sekä lasku- ja email-lomakkeen muokkauksesta. Tällä ohjella pääsee kuitenkin jo hyvin alkuun ja saa laskun kirjoitettua, kunhan tietyt perusasetukset on laitettu kohdilleen asennuksen yhteydessä.

Yleistä

Kuten jo todettiinkin, ohjelmaa käytetään kotisivujen ns. ylläpitopuolella (back end). Näkymä ylläpitopuolella on varsin erilainen kuin kotisivujen julkisella puolella. Jos laskutusohjelman käyttäjä ei muuten tarvitse pääsyä ylläpitopuolelle, esimerkiksi sivuja päivittääkseen, pääsyoikeudet kannattaa rajata vain ccInvoices-komponenttiin sekä mahdollisesti joihinkin siihen liittyviin toimintoihin. Näin vältetään se, että laskua kirjoitettaessa eksyttäisiin ylläpidossa muihin sovelluksiin ja tahattomasti muutettaisiin vaikkapa sivuston julkaisuasetuksia. Käyttöoikeuksien määrittelyn yhteydessä luodaan käyttäjätili (käyttäjätunnus ja salasana) ohjelman käyttäjälle. Tämä kaikki tapahtuu siis yrityksen omassa kotisivutilassa.

Huomaa: Käytämme termejä kuten 'vasemmalla' tai 'oikealla' kun viittaamme kuvissa näkyviin elementteihin. Ne pätevät suuremmilla näytöillä, mutta puhelimen pienemmällä näytöllä elementit ovat yleensä alekkain ja löytyvät näkymää vierittämällä.

Kirjautuminen ja pääsy ohjelmaan

Ohjelmaan kirjaudutaan ylläpitopuolen sisäänkirjautumislomakkeen kautta. Työpöydälle tai kirjanmerkkeihin voi luoda pikavalinnan, josta pääsee kirjautumissivulle ja ohjelma avautuu heti kirjautumisen jälkeen. Jos näin ei käy tai kesken ohjelman käytön joutuu pois ohjelmasta, sinne pääsee alla olevan kuvan mukaisesti avaamalla Komponentit-valikko ja napsauttamalla sieltä ccInvoices-valikkonimikettä. 

Näkymässä vasemmalla on valikko ohjelmassa tarvittaville toiminnoille. Oletamme tässä, että perusasetukset on jo tehty ja voimme siirtyä suoraan laskun kirjoitukseen. Valikosta vasemmalla näkyy, että 'Laskut'-nimike on aktiivinen (korostettu sinisellä pohjavärillä) eli siitä vielä varmistumme, että olemme oikeassa näkymässä. Aloitamme ensimmäisen laskumme kirjoituksen naapsauttamalla vihreätä '+Uusi'-nappia.

 ccInvoices ohjelmaan kirjautuminen

 

Uuden laskun luominen, yleiskuva ja aloitus

Napsautettuamme 'Uusi'-nappia avautuu näkymä, jossa syötetään kaikki tarvittavat tiedot laskua varten. Näkymä on jaettu harmaalla pohjalla eroteltuihin osioihin, joissa annetaan tietoja tai tarkastellaan laskun eri osoita. Lähdetään liikkeelle Tiedot-osiosta. Siinä ei ole välttämättä mitään muutettavaa, jollei haluta esimerkiksi antaa asiakkaalle pitempää maksuaikaa kun oletukseksi määritelty (tässä 14 pv). Tai jos haluaa nyt aloittaa laskun kirjoituksen, mutta lähettää laskun joskus myöhemmin, laskun päiväys tulee myöhemmin päivittää tässä.

Laskunumeroinnin esitystapa ja oletusmaksuaika päivinä määritellään asetuksissa. Uuden laskun tila on vielä tässä vaiheessa 'Luonnos'. Se muutetaan myöhemmin, kun lasku on valmis lähetettäväksi. Annamme tässä esimerkissämme siis olla 'Tiedot'-osion niin kuin se on, emme muuta siinä mitään.

 

 ccInvoices, uuden laskun luominen

 

Asiakkaan tietojen tallentaminen, yhteystiedot

Seuraavaksi käännämme katsetta näytöllä hieman oikeaan ja näemme Yhteystiedot-osion. Tänne tarvitaan tietoja asiakkaasta. Yhteystiedot-otsikon alla on kolme nappia. 'Lisää olemassaoleva yhteystieto' -nappia käytetään, jos asiakas on jo meillä tallennettuna, ts. olemme lähettäneet hänelle jo aiemmin laskun. 'Tallenna uutena yhteystietona'-nappia käytetään, jotta uuden asiakkaan yhteystiedot saadaan tallennettua tietokantaan. 'Käyttäjät'-nappi on tarkoitettu tilanteeseen, jolloin asiakas on jo esimerkiksi rekisteröitynyt yrityksen sivuille ja hänen tietonsa löytyy järjestelmästä, vaikka häntä ei olekaan aiemmin laskutettu.

Palaamme myöhemmin erillisessä ohjeessa syvällisemmin käyttäjähallintaan ja siihen, miten tietty/tietyt käyttäjät kohdistetaan asiakkaaseen ja mitä siitä seuraa. Tässä ohjeessa etenemme rautalankamallilla, jotta saamme ensimmäisen laskumme liikkeelle. Yhteystiedot-osiossa on vain kaksi pakollista kenttää, muut ovat valinnaisia. Pakollisia ovat Asiakkaan nimi -kenttä ja Sähköposti -kenttä (ei näy kuvassa). 

Yhteyshenkilön tiedot sekä osoite -kentät voi täyttää myös, jos ne ovat tiedossa ja tarpeen. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että yhteyshenkilön nimi on henkilötieto. EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) tullessa voimaan toukokuussa 2018 tällä seikalla on merkitystä. Kun halutut tiedot on täytetty, painetaan 'Tallenna uutena yhteystietona' -nappia. Näin tiedot tallentuvat valmiiksi seuraavaa laskua varten.

 ccInvoices, asiakastietojen lisääminen laskuun

 

Laskun rivit eli nimikkeiden lisääminen

Keskeinen osa laskua on, mistä asiakasta laskutetaan ja kuinka paljon. Ne kirjataan laskulle 'Nimikkeet'-osiossa. Nimikkeet-otsikon alla näkyy kaksi nappia. 'Lisää olemassaoleva nimike'-nappia voidaan käyttää, jos nimike on jo aiemmin tallennettu tietokantaan. Tällöin se voidaan suoraan valita napin takaa avautuvasta listasta. Kannattaakin luoda ja tallentaa nimikkeitä tuotteille tai työsuorituksille, jotka toistuvat myöhemmin laskuissa. Näin niiden lisääminen käy todella sujuvasti. Toinen nappi on '+Lisää uusi rivi'. Tämä nappi lisää rivejä laskuun. Jos haluaa poistaa tietyn rivin, se onnistuu napsauttamalla miinus-merkin kuvaketta ao. rivin päästä.

Emme käsittele syvällisemmin uuden nimikeen luomista ja tallennusta tässä, mutta se on yksinkertainen prosessi joka lähtee liikkeelle valitsemalla sivun vasemman reunan päävalikosta 'Nimikkeet' ja avautuvalla sivulla napsauttamalla vihreää +Uusi-nappia, täyttämällä kentät ja tallentamalla nimike. Tässä esimerkissämme meillä ei ole nimikettä etukäteen tallennettuna, joten tiedot yksinkertaisesti kirjoitetaan otsakkeiden mukaisiin kenttiin. ALV-kanta (-kannat) määritellään etukäteen asetuksissa, jolloin ne ovat valittavissa pudotusvalikosta. Kun kaikki halutut rivit on tehty ja oikein, tämä osio on valmis.

 

 ccInvoices, tuotenimikkeiden lisääminen laskuun

 

Maksuohje asiakkaalle ja yhteenveto

Huomautus-osiossa voidaan kirjoittaa laskulomakkeelle tulostuva ja asiakkaalle näkyvä ohje, miten lasku tulee maksaa. Alla olevassa kuvassa voidaan perustekstin lisäksi nähdä kaarisulkeiden sisällä olevaa tekstiä. Se on ohjelmakoodia, jolla saadaan haluttuja kenttiä näkyviin teksin yhteyteen. Tässä esimerkissämme ohjelma hakee meille automaattisesti laskun eräpäivän sekä käytettävissä olevat maksutapavaihtoehdot. Tämän ohjeen loppupuolella on esikatselukuva laskusta ja siitä näkyy, miltä lopullinen teksti näyttää. Huomautusteksti kannattaa määritellä asetusten yhteydessä.

Yhteensä-osiossa voidaan myöntää alennus asiakkaalle. Alennus koskee koko loppusummaa. Lisäksi nähdään laskun loppusumma verottomana, ALV-osuus sekä verollinen loppusumma.

 

ccInvoices, maksuohje ja laskun yhteenveto-osio 

 

Laskuluonnoksen tallennus

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty ja tarkastettu, lasku tallennetaan. Jos nettiyhteys on epävarma ja voi katketa, vaikkapa junassa laskua kirjoitettaessa, lasku kannattaa tallettaa myös välillä. Valmiin laskun tallennukseen kannattaa käyttää 'Tallenna ja sulje' -nappia, jolloin ohjelma poistuu automaattisesti laskulomakenäkymästä ja palataan aloitusnäkymään. Laskun tila on tässä vaiheessa vielä Luonnos, eikä sitä ole lähetetty. Laskulla ei myöskään vielä ole laskunumeroa, vaan lasku saa numeron, kun sen tila vaihdetaan Avoimeksi.

Lasku voidaan myös jättää toistaiseksi Luonnos-tilaan, jos vaikkapa haluaa kirjata siihen myöhemmin lisää rivejä. Ohjelmaa voi käyttää niin, että esimerkiksi päivttäin työmaalla matkapuhelimellaan lisää uudet työtunnit ja tarvikkeet uusiksi laskuriveiksi, jolloin niitä tarvitse kirjata muualle muistiin. Kun on laskutuksen aika, lasku lähetetään.

 

 ccInvoices, valmis lasku on aluksi luonnos-tilassa

 

Laskun esikatselu

Laskua voidaan vielä esikatsella ennen sen lähettämistä napsauttamalla suurennuslasin kuvaketta laskurivin päässä. Lasku(luonnos) voidaan myös ladata omalle työasemalle ja tulostaa napsauttamalla näitä vastaavia pikkukuvakkeita. Luonnostilassa olevaa laskua ei kuitenkaan voi vielä lähettää sähköpostitse, vaan sen tilaksi tulee vaihtaa 'Avoin', ks. seuraava vaihe.

 

ccInvoices, laskun esikatselu ennen sen lähettämistä.

 

Laskun lähettäminen

Lasku on kätevää lähettää automaattisesti samalla, kun sen tilaksi vaihdetaan 'Avoin'. Kun on napsautettu (edellisessä kuvassa) laskurivillä Luonnos-tilan nappia, avautuu pienoisvalikko. Siitä vaihdetaan tilaksi 'Avoin' ja tarkistetaan, että 'Lähetä sähköposti' ruudussa on ruksi. Napsautetaan 'Update' ja lasku on lähetetty asiakkaan sähköpostiin ja samalla se näkyy aloitussivulla avoimena. Laskusta lähetetään myös kopio(t) asetuksissa määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen, esimerkiksi yrittäjän omaan sähköpostiin ja/tai taloushallintoa hoitavalle henkilölle.

 

 ccInvoices, laskun tilaksi vaihdetaan avoin ja se voidaan lähettää

 

Nyt lasku on lähetetty asiakkaalle. Jos asiakas maksaa sen käyttäen online-maksutapaa (tällä hetkellä Suomessa on valittavissa PayPal), tieto maksusta päivittyy automaattisesti ohjelmaan ja laskun tila muuttuu avoimesta maksetuksi. Pankkisiirto (lasku) -maksutapaa käytettäessä laskun tila ei päivity automaattisesti, vaan se pitää muuttaa itse, kun näkee omasta nettipankista, että lasku on maksettu. Jos maksu on myöhässä, tila vaihtuu automaattisesti 'Myöhässä'-tilaksi ja ohjelmasta voi lähettää maksumuistutuksen käyttäen sitä varten etukäteen tehtyä lomakepohjaa. 

Olemme tehneet tämän ohjeen avuksi suomalaisille yrityskäyttäjille, jotka ovat ottamassa ccInvoices-ohjelmaa käyttöön. Huomautamme, että vaikka olemme yrittäneet parhaamme, virheitä voi olla. Ohje ei myöskään ole kaikenkattava ja ohjelmaan voi tulla muutoksia tämän ohjeen kirjoittamisen jälkeen. Emme vastaa mistään vahingoista, joita tämän ohjeen seuraamisesta mahdollisesti aiheutuu. Tarkoituksemme on julkaista myöhemmin lisää tarkentavia ohjeita.

Terveisin,

- MMM-tiimisi

Luettu 2197 kertaa Viimeksi muutettu keskiviikko, 10 tammikuu 2018 07:54

Jätä kommentti

Kirjoita kommenttisi ja täytä myös muut pakolliset tiedot (kentät merkitty tähdellä*). HTML-koodi ei ole sallittu.

Tilaa tästä uutiskirjeemme

Tilaa uutiskirje

Tilaamalla uutiskirjeemme saat uusimmat artikkelit ja muuta hyödyllistä tietoa suoraan sähköpostiisi. Uutiskirje julkaistaan noin kolme kertaa vuodessa. Voit halutessasi lopettaa tilauksen koska vain.
captcha 
I agree with the Ehdot ja säännöt

# Top 10 luetuimmat

Asiantuntijamme Minire Vako

Expert in interanational marketing - Minire Vako
Minire Vako on vientikaupan asiantuntijamme kaakkoisessa Euroopassa. Hänen konsulttiyrityksensä toimiin Tiranassa, Albaniassa. Minire keskittyy artikkelisarjassaan suomalaisten luonnontuotteiden tuontimahdollisuuksiin, kilpailijoihin, kiinnostaviin asiakassegmentteihin sekä suomalaistuotteiden kilpailuetuun alueen kasvavilla markkinoilla.

Lue Miniren esittely artikkelistamme.

International news

© 2018 My Marketing Mill - All Rights Reserved
My Marketing Mill on Spin off Mill Ky:n aputoiminimi, y-tunnus 2757171-9. Alv rek.
Käytämme sivustollamme evästeitä tuottaaksemme sinulle paremman käyttökokemuksen sekä tilastointia, markkinoinnin kohdentamista ja palvelujemme kehittämistä varten. Jatkamalla sivujemme käyttöä hyväksyt evästeet ja sivujemme käyttöehdot, ks. lisätietoa.
Lisätietoa Ok, hyväksyn